Üye formlarının dijital ortama aktarılması

Üyelerin formlarındaki bilgilere gerektiğinde ulaşmak her zaman büyük bir sorun oldu. Derneğin tarihinde olan üye yazılımları üyelerle ilgili ancak temel bilgileri tutarken, üye formlarından bazılarındaki notlara ulaşmak gerektiği oldu. Bu tip bir durumda üye formunun ilgili klasörden fiziksel olarak bulunarak bakılması gerektiği için birçok çalışma paralel olarak yapılamadı. Çünkü üye formları aynı anda sadece bir yerde bulunabiliyordu. Tabii başka bir önemli nokta da üye formlarının “yedeği”nin olmamasıydı. Herhangi bir üye formu zarar görse, yerine koymamız mümkün değildi.

PK 500’e yeni gelen tüm üye formlarını Burak Usgurlu tarayip bilgisayara aktararak üye işlerine ilettiyor. Gerektiği zaman üyenin üye formuna bilgisayarda bakarak hareket edebilmenin inanılmaz bir rahatlık yaşattığını farkettik.

Üyelerin gerek iletişim bilgilerinin yenilerek hepsine tek tek ulaşılması ve dernekle bağlantılarının sağlanması, gerekse de yasal evrakların düzenlenmesi için üye formlarındaki bilgilere ulaşmak gerekliydi. Hem bunu kolayca yapabilmek, hem de bir “yedek” oluşturmak amacıyla üye formlarının hepsini tarayarak bilgisayara aktarma düşüncesi oluşmuştu bir süredir.

Üye formlarını kaybolma/tekrar almanın zaman alması/zarar görme riski nedeniyle bir üyeye teslim edip bırakamıyorduk (geçmiş acı deneyimler nedeniyle de), yönetim kurulu üyeleri olarak herhangi birimizin de buna ayıracak vakti olmamıştı. Formların fotokopisini çektirip birkaç üyeye bölerek bu işi yapalım dediğimizde, fotokopi çekmenin de az zaman almayacağını farkettik. O anda kafalarda ışıklar yandı, fotokopi çeker gibi tarayıp bilgisayara aktaran cihazlar vardı. Bunlardan hızlı ve iyi çalışan bir tanesini bulsak bu işi tek sefer de bitirebilirdik.

Dün akşam Volkan 1000’e yakın üye formunu içeren klasörleri ve yoldan Doruk’u ve Sinan Alyürük’ün eski ofisinden alınan malzemeleri de toplayıp Barış’ın ofisinin yolunu tuttu.

Yoğun trafik sayesinde ancak 19:00’da varabildiler. Onların eşliğinde müstakbel üyelerimizden Hüseyin Kaya tek tek tüm üye formlarını tarayıcıdan geçirmeye başladı.

Diğerleri de o sırada boş durmadı, üye defterlerini incelediler. Arkasına ismi yanlış yazıldığı için fotoğrafı hatalı yapıştırılmış bir üyenin fotoğrafını deftere zarar vermeden ameliyatla söküp, doğru yere yapıştırdılar.

Tabii saat itibarıyla karınlar kısa sürede acıktı ve kendimizi pizza yerken bulduk.

Yemek molasından sonra verimliliği arttırmak (ve sabahlamamak) için tarama kısmında 3 kişilik ekipler halinde çalışmaya başladık. Biri üye formunu klasörden çıkarıp tarayıcıya koyuyor, öteki tarayıcının kapağını kapatıp çalıştırıyor, bir başkası da işi biten üye formunu geri klasöre yerleştiyordu.

 

Barış’ın görev aldığı noktalarda ufak aksamalar oldu, çünkü üye formlarının göz ucuyla da olsa okumadan geçemedi. Tabii bu da o üyenin yad edilmesi, yaşanan öykülerin anlatılmasına yol açıyordu. Bol bol takıldık Barış’a nedenle.

Tarama işlemi bittiğinde, iş bitti diye düşünmüştük ama tarayıcının e-posta ile gönderdiği dosyaların e-postaların içinden alınıp bir dosya olarak kaydedilmesi biraz uğraştırdı. Hüseyin o işi tek başına yaptıysa da, kalan kitleye dakikaları saymak yordu. Hatta Barış hızını alamadı, Doruk’un dizüstü bilgisayarını kurcalamaya niyetlendi. Bir baktık ki temizleme sıvıları ve bezlerle dizüstünü temizlemeye girişmiş.

Sonunda dijital üye formlarını iki kopya olarak CD’ye bastık, biri üye defterlerinin yanına arşiv olarak kondu.

23:00 civarı evlere dağılmak üzere ayrıldık.

27 Ocak 2009

Posted In: Yk