Alınan Kararların Belgelenmesi

Derneğin yönetim kurulu olarak zaman içerisinde birçok karar alıyoruz. Bazıları gündelik işlere yönelik olurken, bazıları da ileride tekrarlayacak davranışlara ilişkin politika belirleyici kararlar oluyor. Daha sonra aynı durumla tekrar karşılaştığımızda aynı kararı uygulama şansımız oluyor, tekrar tartışma yükünden kurtuluyoruz.

Bu güzel mekanizmanın karşısında zaman gibi acımasız bir düşman var :). Zamanla insanlar aldıkları kararların tam olarak ne olduğunu (ve niye olduğunu) hatırlayamıyorlar ve arşivlere dönüp tartışmalara bakma ihtiyacı doğuyor. Büyük bir mesaj yığını arasında ilgili başlığı bulmak bir dert, içinden ne karar verildiğini çıkarmak ayrı bir dert. Daha da önemlisi bayrak değişimi oluyor, o zaman başta böyle bir kararın alındığını bilmek gerekiyor ki, e-postalarda aranılabilsin.

Bu soruna çözüm olarak 5 sene önce detaylı toplantı raporları tutulmaya başlandı. O dönem her iki haftada bir toplantı yapılırdı, o nedenle hemen her kritik karar toplantı notlarında yer alırdı. Geriye dönüp o raporları tarayıp alınan kararları bulabilir/hatırlayabilirdik. Geçen yönetim döneminde ise birçok karar derneğin resmi karar defterine yazarak belgeleme yöntemi kullanıldı.

Biz çok daha az fiziksel toplantı yaptığımızdan, kararların çoğu toplantılardan çok e-posta listesinde yazışılarak alınıyor. İlk birkaç ay hayat güzeldi. Hem daha taze olduklarından hem de tuttuğumuz bu günlük sağolsun, birçok kararı rahatlıkla hatırlayabiliyorduk. Aylar geçtikçe bu iş zorlaşmaya başladı. Zaman geçtikçe unutmaya başladık. Bir de “bizden sonra nasıl hatırlanacak bunlar” kaygısı sardı.

Bunun üzerine Ekim sonunda wiki’de “YK Kararları” başlıklı bir web sayfası hazırlayalım dedik. En azından kısa kısa kararları yazabilirsek, ne olduğunu hatırlayabilir, gerekçesini dönüp arşivlerde arayabiliriz dedik. Fırsat bulup bu fikrimizi hayata geçirmemiz bugünü buldu, eh, geç olması hiç olmamasından iyidir :). Geç olması tabii bize ek olarak arşivleri tarayıp, geriye dönük kararları tamamlama işi çıkarıyor :/.

Aslında kararların nedenlerini de bir ek sayfada yazmak gerekli ya da ilgili e-posta ipliğine (thread) bağlantı vermeyi istiyoruz ama bu da ek iş elbette. Şimdilik kararlarla başlayalım, o belgelemenin bir altından kalkalım, gerisini de zamanla tamamlamayı hedefleyebiliriz.

16 Aralık 2008

Posted In: Yk