Derneğe üye olmak isteyen insanın öncelikle bir üye formu doldurması gerekiyor. Hayır, ne yazık ki bunu internet üzerinden dolduramıyor. Formun yasal olarak geçerli olması için formun ıslak imzalı olarak derneğe ulaştırılması gerekiyor. E-posta ile göndermek, fakslamak yeterli olmuyor. Ülkemizde elektronik imza bu alanda aktif kullanılmaya başlandığı gün, biz de internetten üye kabul edebiliyor olacağız.

Sadece form mu? İki tane de vesikalık fotoğraf gerekiyor. Derneğin “üye defteri” dediğimiz yasal olarak tutulması gereken bir defteri var. Her üye için bir sayfa ayrılmış durumda. Gelen vesikalık fotoğrafın kesilerek o sayfaya yapıştırılması gerekiyor. Sonra da üye formundaki kimlik bilgilerinin deftere elle yazılması. Üye aidatlarını ödedikçe, her ödemesi de o sayfaya tek tek işleniyor.

Bitti mi? I-ıh. Bir de “karar defteri” var. Dernek yönetim kurulunun aldığı kararlar bu deftere yazılıyor. Bir üye başvusurunun dernek üyeliğine dönüşebilmesi için yönetim kurulunun bu üyeyi üyeliğe kabul ettiğine dair resmi karar alması, bu kararın da o deftere yazılması ve yönetim kurulunun çoğunluğu (4+ kişi) tarafından imzalanması gerekiyor.

Tamam — üye oldu mu bu insan artık? Hem evet, hem hayır. Resmi açıdan evet. Pratikte hayır. Birisinin aidat bilgisi istediğini düşünün… Bu devirde bir anda defterleri karıştırmaya başlayacak halimiz yok, üstelik defterde Ctrl+F de yapamıyoruz. İşte o noktada üye yazılımı devreye giriyor. O defterlere girdiğimiz iletişim ve aidat bilgilerini bir de tek tek üye yazılımına kaydediyoruz ki, birisi sorduğu zaman bilgisayarda bakıp yanıt verebilelim. Onunla ilgili e-posta adresi, üye profili ve benzeri derneğin yaşamı için önemli ama yasal mercilerin istemediği ek bilgileri tutabilelim.

Genel kurul sonrası banka hesabını devralma karmaşaları nedeniyle dernek hesabına yatan üye aidatlarını düzenli izleme ve işleme fırsatı bulamamıştık. Bankadan hesap dökümü alıp, üye yazılımına onlarca aidat bilgisi işledik bugün.

Banka dökümlerine girişince, derneğe yapılan yeni üye başvurularını değerlendirme fırsatı da doğdu. Aramıza 7 yeni üye katıldı, onları da üye yazılımına işledik. Kendilerine aramıza katıldıklarını bildiren ve “hoş geldiniz” diyen birer e-posta gönderdik.

Bu sırada farkettik ki, geçen dönem derneğe katılan son 47 üyeye e-posta ile başvurularının kabul edildiğinin haber verilmesi unutulmuş. Gerçi kendileri aylardır dernekle ilgili e-posta listelerinden/bildirimlerinden haber alıyorlar, üye olduklarının zaten farkındaydılar ve hatta çalışmalara da katılıyorlardı ama biz yine de onlara da gecikmeli de olsa bir “hoş geldiniz” dedik.

Yeni katılımlarla artık üye numaralarımız dört haneli oldu, 1001 numaralı bir üyemiz var